การติตต่อสื่อสาร

ความสำคัญและความหมายของการติดต่อสื่อสาร
ในการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ของธุรกิจหรือหน่วยงานใด ๆ ก็ตามจะต้องอาศัยการติดต่อสื่อสารระหว่างกัน โดยมีจุดประสงค์เพื่อแลกเปลี่ยนข่าวสาร ข้อมูล ความรู้ ความคิด อันก่อให้เกิดความเข้าใจอันดีระหว่างกัน
งานด้านการติดต่อสื่อสารจึงเป็นหัวใจสำคัญของงานเลขานุการ ที่จำเป็นจะต้องมีความสามารถในการสื่อสารกับผู้อื่นได้อย่างดี ไม่ว่าจะเป็นการพูด การฟัง การเขียน การอ่าน ตลอดจนมีความสามารถในการใช้เครื่องมือสื่อสารชนิดต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้อง
นอกจากนี้ การติดต่อสื่อสาร (Communication) ยังช่วยให้การดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ของหน่วยงานเป็นไปอย่างถูกต้องตรงตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ก่อให้เกิดผลสำเร็จในการปฏิบัติงาน
ฉะนั้น งานด้านการติดต่อสื่อสารจึงเป็นกระบวนการที่ใช้ส่งเรื่องราวข่าวสาร ข้อความ เรื่องและภาพ ไปมาระหว่างกันทั้งภายในหน่วยงาน (Internal Communication) และภายนอกหน่วยงาน (External Communication)
สรุป การติดต่อสื่อสาร (Communication) หมายถึง การส่งข้อมูลข่าวสารจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลหนึ่ง หรือหลายคน เพื่อให้เข้าใจความหมายของข้อมูลข่าวสารที่ผู้ส่งส่งไป และเกิดความเข้าใจอันดีระหว่างกัน ซึ่งการส่งข่าวสารอาจอยู่ในรูปของการสื่อสารด้วยวาจา ลายลักษณ์อักษร การใช้กิริยาท่าทางอย่างหนึ่งอย่างใดก็ได้ โดยอาศัยช่องทางในการติดต่อสื่อสาร

องค์ประกอบของการติดต่อสื่อสาร
การสื่อสารจะมีประสิทธิภาพหรือไม่นั้น ต้องพิจารณาในเรื่องดังนี้
1. ผู้นำสารต้องเข้าใจจุดมุ่งหมายในการส่งข่าวสาร
2. ผู้ส่งควรหาช่องทางการส่งข่าวสารให้เหมาะสม
3. ผู้ส่งสารต้องเข้าใจระดับความสามารถในการสื่อสารของผู้รับสาร
4. ผู้ส่งสารต้องรู้จักใช้เทคนิคและวิธีการถ่ายทอดข่าวสารไปยังผู้รับได้อย่างเหมาะสม
4.1 ถ้าต้องการความชัดเจน ควรใช้วิธีพบปะสนทนา
4.2 ถ้าเร่งด่วน ควรใช้โทรศัพท์
4.3 ให้คนจำนวนมากทราบ ควรใช้ประกาศ
4.4 ต้องการแจ้งเรื่องสำคัญ ควรใช้วิธีประชุมชี้แจง
4.5 ต้องการหลักฐานควรเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร
วัตถุประสงค์ของการติดต่อสื่อสาร
1. เพื่อแจ้งข่าวสาร
2. เพื่อชักชวน หรือจูงใจ
3. เพื่อประเมิน
4. เพื่อสั่งสอนหรือให้ความรู้
5. เพื่อสนองความต้องการด้านวัฒนธรรมและมนุษยสัมพันธ์

ประโยชน์ของการติดต่อสื่อสาร
· งานบรรลุวัตถุประสงค์ได้อย่างราบรื่น
· เกิดความรู้สึกที่ดีต่อกัน มีความสามัคคี
· เสริมสร้างขวัญและกำลังใจในการทำงาน
· ลดข้อขัดแย้งที่เกิดจากความไม่เข้าใจกัน
· ประหยัดทรัพยากรในการทำงาน
· ประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย
· ป้องกันการทำงานซ้ำซ้อน

ประเภทของการติดต่อสื่อสาร
1. การติดต่อสื่อสารภายใน (Internal Communication) มีวัตถุประสงค์ให้บุคลากรภายในหน่วยงานได้ทราบข่าวคราว ความเคลื่อนไหวต่าง ๆ เพื่อชี้แจง กฎ ระเบียบต่าง ๆ ที่กำหนดขึ้น ทำได้ 2 วิธีคือ
1.1 การติดต่อด้วยวาจาหรือคำพูด มีความสะดวก รวดเร็ว ประหยัดเงิน ให้ความรู้สึกเป็นกันเอง สังเกตความจริงใจได้ และได้ข้อมูลย้อนกลับทันที
1.2 การติดต่อด้วยลายลักษณ์อักษร เป็นทางการและมีหลักฐานชัดเจน สามารถอ่านทวนความได้ทุกเวลาหรือสถานที่
การติดต่อสื่อสารภายใน สามารถแบ่งได้ 3 ลักษณะ คือ
1. การติดต่อสื่อสารในระดับเดียวกัน ไม่เป็นพิธีการ ง่ายแก่การเข้าใจ
2. การติดต่อสื่อสารจากเบื้องบนสู่เบื้องล่าง เป็นพิธีการ และมักเป็นการสื่อสารทางเดียว
3. การติดต่อสื่อสารจากเบื้องล่างสู่เบื้องบน เป็นพิธีการเช่นเดียวกันการสื่อสารจากบนสู่ล่าง

2. การติดต่อสื่อสารภายนอก (External Communication)
คือ การติดต่อสื่อสารระหว่างสำนักงานกับบุคคลภายนอกหรือหน่วยงานภายนอกสำนักงาน ลักษณะของการติดต่อสื่อสารภายนอกได้แก่
1. การต้อนรับ
2. การนัดหมาย
3. จดหมายออก และจดหมายเข้า
4. โทรศัพท์ โทรสาร และจดหมายอิเล็กทรอนิกส์
5. การใช้บริการจากบริษัท กสท. โทรคมนาคม จำกัด
6. การใช้บริการบริษัทไปรษณีย์ไทย
7. การใช้บริการสื่อมวลชนต่าง ๆ
8. สิ่งตีพิมพ์ของบริษัท
9. คำปราศรัย
10. ข้อความโฆษณา

รูปแบบของการติดต่อสื่อสารในสำนักงาน
สำนักงานขนาดเล็กมักจะใช้รูปแบบการติดต่อสื่อสารทางเสียงหรือคำพูด ส่วนสำนักงานขนาดใหญ่มักใช้รูปแบบการติดต่อสื่อสารได้ครบทุกด้าน ซึ่งอาจแบ่งรูปแบบการติดต่อสื่อสารในสำนักงานได้ 4 ชนิด คือ
1. เสียงหรือคำพูด นิยมใช้โทรศัพท์ในการติดต่อสื่อสาร โดยเฉพาะระบบโทรศัพท์ตอบรับ จะช่วยลดต้นทุนพนักงานในการรับโทรศัพท์ และเกิดความรวดเร็วในการให้บริการ นอกจากนี้ยังมีเครื่องบันทึกเทปที่ใช้บันทึกคำพูดสั่งการของผู้บังคับบัญชาอีกด้วย
2. คำ เป็นรูปแบบการติดต่อสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรหรือการเขียนนั่นเอง
3. ภาพ เป็นรูปแบบการติดต่อสื่อสารที่ถ่ายทอดในรูปแบบไร้คำ ไร้เสียง และไร้ตัวเลข แต่เป็นการสื่อสารด้วยภาพ หรือสัญลักษณ์ต่าง ๆ
4. ข้อมูล เป็นรูปแบบการติดต่อสื่อสารที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เป็นช่องทางในการติดต่อระหว่างกัน ถ้าเป็นการติดต่อสื่อสารภายในหน่วยงานเดียวกันเรียกว่า ระบบอินทราเน็ต (Intranet) ถ้าเป็นการติดต่อสื่อสารภายนอกสำนักงานไปยังเครือข่ายทั่วโลก เรียกว่า ระบบอินเทอร์เน็ต (Internet)

หลักเกณฑ์ในการติดต่อสื่อสารด้วยคำหรือการเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร
มีหลักในการเขียนที่เรียกว่า 7 C's ดังนี้
1. มีความชัดเจน (Clarity)
2. มีความสมบูรณ์ (Completeness)
3. มีความรัดกุมและเข้าใจง่าย (Conciseness)
4. ระลึกถึงผู้อ่าน (Consideration)
5. มีความสุภาพ (Courtesy)
6. มีความถูกต้อง (Correct)
7. ข้อเท็จจริง (Concreteness)


หลักเกณฑ์การติดต่อสื่อสารด้วยเสียงหรือการพูด
หลักเกณฑ์การพูดที่ดี
1. ผู้พูดควรสร้างบรรยากาศในการพูด โดยยกตัวอย่างประกอบการพูด เพื่อสร้างความสนใจ
2. หลีกเลี่ยงการถ่อมตัวจนมากเกินไป หรือตำหนิผู้ฟัง สถานที่ หรือกล่าวถึงบุคคลอื่น
3. ไม่ควรแสดงอารมณ์โกรธ หรือไม่พอใจผู้ฟังโดยเด็ดขาด
4. ใช้ภาษาง่าย ๆ แต่สุภาพ
5. ควรมีอารมณ์ขันขณะพูด

หลักเกณฑ์การฟังที่ดี
1. ขณะฟังต้องฟังอย่างตั้งใจ จับประเด็นเนื้อหาสำคัญให้ได้
2. ต้องรู้จักสังเกตอากัปกิริยาท่าทาง ความรู้สึกและอารมณ์ของผู้พูด

ดังนั้นในการติดต่อสื่อสารด้วยเสียงหรือคำพูดนั้น ทั้งผู้พูดและผู้ฟังจะต้องให้ความร่วมมือกันทั้งสองฝ่าย กล่าวคือจะต้องเป็นทั้งผู้พูดและผู้ฟังที่ดี